Stampante aziendale: 7 domande da farsi prima di cambiarla

Quando arriva il momento di sostituire una stampante o una multifunzione, la prima domanda è quasi sempre: “Quanto costa?”
È una domanda importante. Ma probabilmente non è la prima che dovremmo farci. Una stampante scelta solo in base al prezzo può infatti rivelarsi poco adatta ai reali volumi di lavoro, costosa da gestire oppure carente proprio nelle funzionalità che utilizziamo ogni giorno.

Prima di scegliere una nuova stampante, prova a rispondere a queste 7 domande:
1) Quante pagine stampiamo realmente ogni mese?
Una macchina sottodimensionata può tradursi in maggiore usura e interruzioni; una sovradimensionata significa invece pagare caratteristiche che probabilmente non utilizzeremo.
2) Quante persone utilizzeranno il dispositivo?
Una stampante per 2-3 persone ha esigenze molto diverse da una multifunzione condivisa tra più uffici o reparti.
3) Ci serve davvero il formato A3?
Non sempre “più grande” significa “migliore”.
Una A4 professionale può essere la soluzione più razionale per molti uffici, mentre una multifunzione A3 centralizzata può diventare più efficiente quando aumentano volumi, formati e necessità di finitura dei documenti.
4) Quanto utilizziamo realmente il colore?
Conoscere la proporzione tra stampe in bianco e nero e a colori è fondamentale per valutare correttamente costi e caratteristiche del dispositivo.
5) La usiamo solamente per stampare?
Le moderne multifunzioni possono diventare un vero punto di ingresso dei documenti aziendali: scansione, digitalizzazione, archiviazione, condivisione e integrazione con servizi cloud e workflow documentali.
6) Abbiamo considerato la sicurezza?
Una multifunzione è collegata alla rete aziendale e può gestire documenti riservati. Autenticazione degli utenti, protezione degli accessi e stampa sicura sono quindi aspetti che non dovrebbero essere trascurati.
7) È meglio acquistare o noleggiare?
Anche qui la risposta corretta è: dipende.
Il noleggio può essere interessante quando si desiderano costi maggiormente prevedibili, assistenza continuativa, gestione semplificata e un rinnovo tecnologico programmato.

L’acquisto, invece, può risultare più conveniente in altre situazioni.

Non esiste quindi una formula migliore in assoluto: va confrontato il costo complessivo nel tempo in base all’utilizzo reale dell’azienda.

E quanto costa davvero stampare?
Il prezzo della macchina è solamente una parte del problema.

Toner, consumabili, manutenzione, assistenza, eventuali fermi macchina, consumi e tempo dedicato alla gestione incidono sul costo reale del sistema di stampa durante tutto il suo ciclo di vita.

Ed è proprio per questo che scegliere semplicemente “la stampante con il prezzo più basso” non significa necessariamente scegliere quella che costerà meno.

Prima di cambiare stampante… facciamo due conti.
Computer srl, Kyocera Gold Partner, può analizzare le esigenze del tuo ufficio e aiutarti a individuare la configurazione più adatta, confrontando anche le alternative:

STAMPANTE o MULTIFUNZIONE • A4 o A3 • B/N o COLORE • ACQUISTO o NOLEGGIO

Non partiamo dal modello da venderti. Partiamo da come lavori.

Per una prima valutazione puoi semplicemente rispondere a questa email indicandoci, anche approssimativamente:

• numero di utenti
• numero di stampe/copie mese
• prevalenza bianco e nero o colore
• necessità di formato A3

Da questi pochi dati possiamo iniziare a valutare insieme quale soluzione abbia realmente senso per la tua azienda.

RICHIEDI UNA VALUTAZIONE DEL TUO SISTEMA DI STAMPA

👉 Tel. 0438.450500 👉 eMail: office@computersrl.com