Whistleblowing: cos’è e perché le imprese devono dotarsi di uno strumento per gestire l’obbligo normativo

Whistleblowing: entro 17 dicembre 2023 adeguati al nuovo adempimento

Dal 15 luglio 2023 è entrata in vigore la nuova normativa per le aziende che nell’ultimo anno hanno impiegato una media di lavoratori di almeno 250.
Dal 17 dicembre 2023 decorrerà per i soggetti del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati tra le 50 e le 249 persone, quindi per tutte le aziende con più di 50 dipendenti.

Whistleblowing: cos’è e perché le imprese devono dotarsi di uno strumento per gestire l’obbligo normativo.

Il whistleblowing (ossia la denuncia di attività illecite o fraudolente di un’ente/organizzazione pubblica o di un’impresa – azienda o studio professionale che sia) è un processo attraverso il quale dipendenti o ex dipendenti di un’organizzazione segnalano informazioni su attività illegali, non etiche o scorrette all’interno dell’azienda.

Le segnalazioni possono riguardare frodi, corruzione, abusi, discriminazioni, violazioni di leggi e regolamenti, violazioni di politiche aziendali, o altre condotte scorrette, inadeguate o fraudolente, sia colpose sia dolose.

Il whisterblower è quindi il dipendente o l’ex-dipendente che denuncia / segnala eventuali illeciti commessi dall’impresa, portando all’attenzione dell’azienda o delle autorità competenti la segnalazione.

La norma è stata creata, integrando altre norme sul tema di repressione della corruzione e dell’illegalità, con lo scopo di tutelare da misure discriminatorie o intimidatorie chi decide di denunciare l’illecito di cui fosse venuto a conoscenza, nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico e/o privato.

Come fare per adeguarsi alla norma sul Whistleblowing

Le attività che un’impresa deve effettuare per adeguarsi al DL 24/2023 sul Whistleblowing sono essenzialmente 3:

1. Sviluppare un sistema di segnalazione e monitorarne l’efficacia
Le aziende devono mettere in piedi un sistema efficiente e dedicato di raccolta, gestione e monitoraggio delle segnalazioni che arrivano da dipendenti e i collaboratori.
Il sistema dev’essere sicuro e, soprattutto anonimo, per garantire la riservatezza del segnalatore e la tempestività dell’informazione.
L’azienda deve anche monitorare che tutto il meccanismo funzioni correttamente e che le segnalazioni siano gestite in tempi e modalità previste dalla norma.

2. Informare tutti i dipendenti e i collaboratori
L’impresa deve presentare ai propri dipendenti e collaboratori le modalità di segnalazione e indicare quale sarà la figura professionale che gestirà questo genere di attività.

3. Gestire le segnalazioni in modo trasparente, corretto e tempestivo
L’azienda, una volta definito tutto il processo, deve preoccuparsi della gestione delle segnalazioni garantendo un altro aspetto fondamentale, oltre a tempestività e riservatezza, che è quello dell’imparzialità nel trattamento dell’informazione che viene processata a seguito dell’evidenza del whistleblower.

Quali sono le sanzioni in caso di mancata attivazione di un sistema di segnalazione Whistleblowing?

Al di là dei profili di responsabilità per quanto accertato per via giudiziaria, l’ANAC (l’Autorità Amministrazione indipendente per la Corruzione in tutti gli ambiti lavorativi) applica al datore di lavoro le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

1. da 10 a 50 mila euro se sono state commesse ritorsioni nei confronti del segnalatore o in caso di ostacolo alla segnalazione;

2. da 10 a 50 mila euro se non sono stati istituiti canali di segnalazione (e se non state adottate tutte le procedure per l’effettiva gestione delle medesime);